Innehållet på denna webbplats är resultatet av ett gemensamt arbete mellan Akademikerförbunden och Almega. Materialet ska ses som en vision för framtida kollektivavtal. Mycket av materialet kan också användas som inspiration och stöd för chefer, anställda, medarbetare och lokala akademikerföreningar. Läs mer på Om framtidens arbete.

Microsofts resa till det nya arbetslivet

Tekniken skapar nya förutsättningar och möjligheter för hur vi arbetar. Trots det har kontoret inte utvecklats nämnvärt i sin utformning. Företag köper fortfarande in ett nytt skrivbord för varje ny medarbetare som anställs. Tekniken bidrar till att vi kan arbeta flexibelt och mobilt vilket gör att behovet och därmed nyttjandet av det personliga skrivbordet har minskat radikalt. Följ med på Microsofts i Sverige resa till det nya arbetslivet.

 

Skrivborden stod tomma

I en mätning framkom att nyttjandegraden av skrivborden och den personliga ytan på Microsoft i Sverige var så låg som 25 procent. Och 60 procent av den totala ytan upptogs av skrivbord. Det framkom också att medarbetarna inte såg att det traditionella kontorslandskapet som Microsoft erbjöd tillgodosåg de behov som medarbetarna hade, vilket föranledde att man i allt större utsträckning valde andra platser att arbeta på. Då man behövde fokusera på en uppgift valde man att jobba hemifrån. Om kreativitet önskades valde man ofta en extern yta i en mer kreativ miljö, då kontoret inte sågs som kreativt.

Framtidens kontor

Microsoft Hollands idéer fick vara ett pilotprojekt för att utveckla och utforma framtidens kontor. Man lade ned mycket tid och resurser på att skapa förståelse för hur framtidens kontor skulle utformas.

Tre år senare, 2008 stod ett helt nytt kontor i Schiphol färdigt, utformat efter helt nya principer. Heléne Lidström, då marknadschef på Microsoft Sverige, inspirerades av Hollands arbete och ett första frö till en svensk implementering såddes.

Ganska snart efter att kontoret i Holland var klart kunde man redovisa positiva resultat. Hollands kontor blev en best practice och rekommendationer för hur Microsofts kontor ska utformas togs fram under projektbenämningen ”Work Place Advantage” (WPA) av Microsofts huvudkontor i Seattle, USA för de Microsoft-kontor som ville följa Hollands framgång.

Holistiskt synsätt

2011 fattade man i Sverige beslut om att se över hur man på bästa sätt skulle kunde anpassa lokalerna, utifrån WPA-principerna för att bättre tillgodose medarbetarnas behov och arbetssätt och skapa en bättre effektivitet och produktivitet.

Det Nya Arbetslivet (DNA) handlar om ett holistiskt synsätt på de tre dimensionerna:

  • Människa
  • Teknik
  • Plats

Det svenska projektet initierades tredje kvartalet 2011 då en förstudie togs fram. I första kvartalet 2012 fattades beslutet att genomföra de förändringar som man kommit fram till i förstudien.

Dags att förändra kontoret i Akalla

I juni 2012 flyttade alla medarbetare in i en provisorisk yta (cirka 25 procent av den tidigare ytan), där man höll till under ombyggnationen som sträckte sig från 1 juni till den 5 november 2012, då två våningsplan stod färdiga att flytta in i. Under de kommande månaderna öppnades våningsplanen upp etappvis allt eftersom de blev klara. I mars 2013 var hela kontoret klart.

Förutom att man implementerat WPA-principerna som bland annat innebär fri sittning för alla, har man lagt på ytterligare en dimension. Man har konceptuellt utformat kontoret som en stad, där de olika våningsplanen representerar olika stadsmiljöer, såsom Kulturhuset, Parken och Centralstationen.

Positiv effekt

Interna mätningar visar på stora förbättringar, den generella nöjdheten har gått från 59 procent till 91 procent efter övergången. Till detta kommer också miljövinster då ytan kunnat minskas med 30 procent och framväxten av ett mer flexibelt arbetssätt.

Tekniken är viktig

Tekniken är möjliggöraren till den aktivitetsbaserade arbetsplatsen. länk bifogad i alla mötesbokningar, vilket bidrar till att medarbetarna har valmöjligheten att vara med fysiskt eller digitalt på mötena.

Varje medarbetare är utrustade med en bärbar PC (med inbyggd kamera), en surfplatta och en smart telefon, samt högtalare. Hela kontoret är trådlöst. Det fysiska skrivbordet finns nu i medarbetarnas enheter (pc/surfplatta/mobiltelefon). Med Microsoft Lync som kommunikationsverktyg kan medarbetarna närvara oavsett var dom befinner sig. Via molntjänster för produktivitet, Microsoft Office 365, kan medarbetarna nå sina dokument och samarbeta effektivt oavsett tid, rum och plats.

Microsoft har ungefär 600 medarbetare som arbetar på kontoret i Akalla. Man har gått från 11.600 kvm till 8.600 kvm. Trots den minskade ytan finns idag en mycket större variation av olika typer av platser och miljöer som bättre möter behoven de anställda har.

Har du andra exempel på hur företag arbetar på nya och spännande sätt? Hör gärna av dig till oss på info@framtidensarbete.se så kan vi kanske kan skapa ett belysande exempel av det du tipsat oss om.