Innehållet på denna webbplats är resultatet av ett gemensamt arbete mellan Akademikerförbunden och Almega. Materialet ska ses som en vision för framtida kollektivavtal. Mycket av materialet kan också användas som inspiration och stöd för chefer, anställda, medarbetare och lokala akademikerföreningar. Läs mer på Om framtidens arbete.

Aktörerna i löneprocessen

Alla parter i löneprocessen har en viktig roll att spela. Här försöker vi förklara de olika aktörernas funktion.

Lokala fackliga företrädareLönesättande cheferMedarbetareCentrala parterFöretagsledningenHR-funktionen

Lokala fackliga företrädare

En av de viktigaste uppgifterna för de lokala fackliga företrädarna är att kvalitetssäkra löneprocessen utifrån medlemmarnas intresse. De bidrar också med att säkerställa att kraven i lagar och kollektivavtal uppfylls. De samverkar med HR alternativ direkt med chefer i löneprocessen genom att bidra med medarbetarperspektivet på verksamheten och lönebildningen.
Lokala fackliga företrädare samverkar med arbetsgivaren i framtagandet av stödmaterial för chefer i bedömning av prestation.
En annan viktig uppgift för de lokala företrädarna är givetvis att ge råd, stöd och information till medlemmar kring löneprocessen på företaget och om lönebildning i allmänhet. Det är av stort värde både för individen och företaget att medarbetarna känner till hur lönebildning går till och hur man som medarbetare kan påverka sin löneutveckling.
När de nya lönerna är klara avslutas inte löneprocessen, den fortsätter. Då tar man bara nästa steg: att utvärdera och utveckla processen. Utvärderingen säkerställer en god och kanske ännu bättre process nästa gång.

Lönesättande chefer

Innehållet i lönesamtalet ska relatera till målsamtalens planer och överenskommelser. Chefen ska vara tydlig med förväntningar, krav, företagets lönestruktur och möjligheter till lönekarriär i alla sammanhang där prestation och lön diskuteras.

En förutsättning för en framgångsrik lönebildning är att chefen planerar, sätter mål och genomför målsamtal/utvecklingssamtal.

Chefens ansvar är att:

  • sätta lön utifrån individens prestation med vägledning av företagets lönekriterier och lönepolicy
  • följa upp och bedöma medarbetarens resultat utifrån bedömningsverktyg och individuellt satta lönekriterier
  • följa företagets riktlinjer utifrån t ex lönepolicy, ekonomiska förutsättningar, tidsplan etc.
  • genomföra lönesamtal av god kvalitet som stödjer verksamhetens och den enskilde medarbetarens utveckling
  • meddela och motivera den nya lönen

Chefen har också ansvar för att verka för jämställdhet och sakliga löner.

Medarbetare

Med ett processlöneavtal har medarbetaren stora möjligheter att själva påverka sin löneutveckling. Medarbetaren måste då vara tydlig med sina egna förväntningar på sitt eget arbete och önskad lönekarriär genom att bidra till företagets utveckling.
I målsamtalet föreslår och sätter chef och medarbetare mål tillsammans.
Medarbetaren har ett eget ansvar att förstå och förhålla sig till företagets lönekriterier och lönepolicy.
Att medverka i löneprocessen är en del av jobbet. Genom att medverka i lönesamtal och ge sin bild av sin utveckling, sin insats och sina resultat kan medarbetaren påverka sin löneutveckling.
Att känna till hur lönen sätts, vad som bedöms och premieras, vilka resultat som förväntas visar sig ha en stor betydelse för löneutvecklingen. Skillnaden i lön mellan de som känner till respektive inte känner till hur lönen sätts är hela 2,7 % enligt Lena Granqvist och Håkan Regnells forskningsresultat.

Centrala parter

Lönebildningen ska ske lokalt på företaget mellan de parter som bäst förstår företagets behov.
Dock kan det ibland uppstå missförstånd och svårigheter att komma överens lokalt. De centrala parterna, de som tecknat det centrala avtalet som ligger till grund för hur löneprocessen ska gå till, måste då ta ansvar och stödja de lokala parterna. Syftet är att de lokala parterna till slut ska finna en egen lösning. De centrala parterna ska ge råd och klargöra kollektivavtalets innehåll och principer så att inga missförstånd kvarstår.
Om så behövs kan de även stödja de lokala parterna med att få igång löneprocessen. De centrala parterna medverkar tillsammans i lönekonsultationer för att förmå de lokala parterna att komma vidare i processen.
Var part för sig kan coacha, ge råd, tips och idéer till sina respektive lokala parter för att bidra till en så bra löneprocess som möjligt.

Företagsledningen

Rätt använd är lönen ett styrmedel för företaget. Korrekt och sakligt satta löner är en konkurrensfördel för företaget både på kort och lång sikt. Transparens kring hur löner bildas på företaget är en förutsättning för att lönesättningen ska betraktas som korrekt och saklig.
Företagsledningen är alltid ansvarig för utfallet av löneställningen. För att resultatet ska upplevas som korrekt och sakligt behöver företagsledningen informera om företagets förutsättningar och framtidsutsikter vad gäller lönebildning, både i samband med rekrytering samt till medarbetare, chefer och till fackliga företrädare.
En aktuell lönestrategi, t ex i form av en lönepolicy är en bra början, men den måste kommuniceras. Diskutera och förankra lönepolicyn med fackliga företrädare men även med lönesättande chefer så att policyns innehåll genomsyrar all lönesättning.
I lönepolicyn ska det tydligt och klart framgå vad som belönas och hur.
En tydligt strukturerad löneprocess bidrar till att skapa transparens kring lönebildningen.
Chefer ska ha förutsättningar och mandat att sätta lön. Det ökar möjligheten till att lönerna blir korrekta och sakliga. Chefer ska också ges förutsättningar att hålla målsamtal samt att genomföra bra lönesamtal.

HR-funktionen

HR-funktionen har en viktig roll vad gäller skapandet av företagets lönebild och lönepolicy framförallt som stöd för lönesättande chefer. Bland annat ska HR-funktionen beskriva lönepolicyn till samtliga medarbetare, chefer och fackliga företrädare samt även i samband med rekrytering.
I själva löneprocessen är HR-funktionen samordnare och ska säkerställa att kollektivavtalets reglering av tidplaner, förhandlingsordning etc upprätthålls, men viktigast är att stödja chefer i löneprocessen. Det kan innebära att ta fram verktyg för att bedöma prestation, säkerställa att kraven i lagar och kollektivavtal uppfylls, tillhandahålla underlag för löneprocessen, utbilda chefer i löneprocessen; målsamtal, lönesamtal och arbetsledning.
En viktig del i samordningsarbetet är att koordinera samverkan mellan de olika parterna på företaget, enligt reglering i kollektivavtalen.
För att lönebildningen ska bli framgångsrik är informationsspridning till chefer och medarbetare kring både lönebildning i allmänhet och själva revisionsprocessen i synnerhet av största vikt. Att det fungerar är HR-funktionens ansvar.
När de nya lönerna är klara avslutas inte löneprocessen, den fortsätter. Då tar man bara nästa steg: att utvärdera och utveckla processen. Utvärderingen säkerställer en god och kanske ännu bättre process nästa gång.